Triagem de pedidos: conferir e converter em pedido de venda

A Triagem de pedidos é a porta de entrada dos pedidos que vêm de fora do sistema: hoje, do Catálogo digital, do cardápio de delivery e do iFood; amanhã, de outros canais (API, WhatsApp, e-commerce), todos no mesmo formato. Ela existe para que o pedido nunca entre no ERP sem conferência.

1. Recebido: o cliente envia o pedido pelo catálogo.
2. Conferido: o sistema valida sozinho e classifica o pedido.
3. Decidido: a equipe converte em pedido de venda, rejeita ou cancela.
4. Convertido: vira um pedido de venda em rascunho, que segue o fluxo normal (aprovações de crédito, margem e desconto, faturamento e nota fiscal).

• Cliente: encontra o cadastro pelo CPF/CNPJ (ou e-mail). Cliente novo com documento válido é cadastrado na conversão; cliente inativo ou bloqueado, não.
• Produtos e preços: o produto precisa existir, estar ativo e ter preço. Se o preço mostrado ao cliente mudou, aparece um alerta e vale o preço atual.
• Estoque: quantidade pedida maior que a disponível vira alerta.
• Pedido mínimo e endereço: pedidos abaixo do mínimo ou entrega sem endereço completo ficam bloqueados.
• Crédito: limite do cliente, títulos vencidos e pedidos em aberto.
• Cupom: validade, limite de usos e valor mínimo.
• Duplicidade: o mesmo pedido enviado duas vezes em 24 horas.

Abra o pedido em Analisar: você vê as conferências, o cliente, os itens e o histórico.

• Corrigir o cliente: complete o CPF/CNPJ, nome ou telefone e salve: o sistema confere de novo.
• Ajustar quantidades: altere a quantidade (0 remove o item). O pedido é reconferido.
• Converter em pedido de venda: cria o pedido (rascunho) já com o cliente, os itens, os preços e o desconto do cupom, e leva você até ele.
• Rejeitar ou cancelar: informe o motivo (o cliente o vê na página de acompanhamento, quando é rejeitado).
• Assumir este pedido e anotações ajudam a equipe a se organizar.

No topo do pedido, Imprimir (PDF) gera uma folha com todos os dados: situação e conferências, cliente (dados do pedido e do cadastro), entrega, itens, totais, observações e histórico do cliente. Serve para separar o pedido, conferir com o cliente ou guardar.

No quadro Cliente, quem pode editar clientes encontra:

• Cadastrar com estes dados: cria o cadastro do cliente a partir do pedido (exige CPF/CNPJ válido) e o vincula.
• Editar o cadastro completo: nome, nome fantasia, celular, e-mail, endereço e observações. Ao salvar, o pedido é conferido de novo.
• Escolher outro cadastro: busque por nome, CPF/CNPJ ou celular e vincule o pedido a um cliente já existente. Desfazer vínculo volta à busca automática.

O quadro Histórico do cliente mostra quantas compras ele já fez (inclusive no balcão), total comprado, ticket médio, o que está em aberto e vencido, os últimos pedidos (com link) e os outros pedidos que ele já mandou pelos canais. Cliente sem cadastro mostra só os pedidos anteriores da triagem.

Mais abaixo, Conversa pelo WhatsApp mostra as mensagens trocadas com o celular do cliente e permite mandar uma nova, escrita na hora ou a partir de um modelo. As mensagens saem pelo WhatsApp da loja (veja o guia WhatsApp da loja): respeitam o horário comercial, o intervalo entre envios e o pedido do cliente de não receber mensagens, então podem levar alguns instantes. As respostas do cliente aparecem na conversa quando o programa do WhatsApp da loja está aberto no computador.

A mesma conversa existe no pedido de venda (aba Conversa (WhatsApp)) e na agenda do pet (botão Conversar no atendimento), então dá para usar sem a triagem. Quando um pedido da triagem vira pedido de venda, a conversa continua lá e o histórico da triagem fica disponível dentro dela.

Cada tela pode ter a conversa desligada em Parâmetros › WhatsApp (Conversa pelo WhatsApp na triagem, no pedido de venda e na agenda do pet), por organização ou por empresa.

Modelos de mensagem

Ao escolher um modelo, o texto vem preenchido com o nome do cliente, o número do pedido, o total e outros dados, para você revisar antes de enviar. Quem gerencia o WhatsApp pode salvar o texto escrito como modelo na própria conversa ou criar, editar e desativar os seus em Configurações › Respostas prontas do WhatsApp.

O botão Carrinhos abandonados (no topo da triagem) lista as sacolas do catálogo de quem informou o celular, mesmo sem ter finalizado o pedido. A sacola é guardada a cada atualização de preços na finalização; sem atividade há 30 minutos ela passa a Abandonada. Você vê o cliente, os itens, o total e o valor parado nas sacolas, e pode:

• Chamar no WhatsApp: abre a conversa com o modelo Carrinho: retomar a sacola (ou os seus), com os itens e o total já preenchidos;
• Descartar o carrinho;
• Ver pedido, quando o cliente acabou finalizando (o carrinho vira Virou pedido).

Quem não informou o celular não aparece. Na finalização o cliente é avisado de que a loja poderá chamá-lo, e os registros somem depois de 60 dias. Para desligar, desmarque Registrar carrinhos abandonados na configuração do catálogo.

Na fila, marque vários pedidos e use Converter os prontos (só converte os que estão sem alerta) ou Rejeitar com um motivo.

Quem tem a permissão decidir pedidos da triagem recebe um aviso a cada pedido novo. O cliente, depois de enviar, ganha uma página com o número e a situação do pedido, que só abre com o link único dele.

Na configuração do catálogo, a opção converter sozinho em pedido de venda o pedido que passar em todas as conferências dispensa a fila para os pedidos limpos. Os demais continuam na triagem.

• Ver a triagem: acompanhar a fila e abrir os pedidos.
• Decidir: converter, rejeitar, cancelar, corrigir cliente, ajustar itens e conversar com o cliente pelo WhatsApp.
• Editar clientes: cadastrar, vincular e editar o cadastro do cliente pela triagem.
• Gerenciar o WhatsApp: salvar e administrar os modelos de mensagem.