Segurança e auditoria: o que fica registrado

Um sistema de gestão guarda dados sensíveis: preços, margens, clientes, notas fiscais. Este artigo explica, sem termos técnicos, o que o SG Fênix faz para proteger esses dados, o que ele registra sobre cada ação e o que você controla.

Quase tudo o que é criado, alterado ou excluído nos cadastros e documentos vira um registro na trilha de auditoria: quem fez, quando, o quê e, nas alterações, o valor antes e depois. Esses registros não podem ser editados nem apagados por ninguém da empresa.

Além das criações, alterações e exclusões, o sistema registra ações de negócio com nome próprio, como: confirmou, aprovou, rejeitou, cancelou e reabriu um pedido; gerou uma NF-e; liberou ou bloqueou um acesso; compartilhou um cadastro com outras empresas; importou uma planilha; exportou um relatório.

Onde você consulta

Nos cadastros e documentos, a aba Histórico mostra a linha de cada ação: o tipo de ação, quem fez, data e hora e, nas alterações, os campos mudados com o valor antigo riscado e o novo ao lado. Ela existe, por exemplo, em clientes, fornecedores, produtos e pedidos.

Para acompanhar o caminho de um documento pelos módulos (pedido, nota, título, estoque), use a Linha do tempo (artigo próprio).

O que não é gravado

Informações muito sensíveis ficam fora da trilha: senhas, o certificado digital e sua senha, o XML das notas e, nos pedidos, custo, margem e dados fiscais calculados. Assim, mesmo quem consulta o histórico não enxerga esses valores por ali.

Abra Meu perfil (clique no seu nome na barra superior).

• O acesso é concedido por papéis (administrador, usuário, leitor) e por permissões em cada ação: ver, editar, excluir, exportar, aprovar. As permissões são conferidas na tela e também ao executar a ação.
• Alguns dados têm permissão própria: dados fiscais e de preços do produto, dados bancários do fornecedor, margens dos pedidos. Quem não tem a permissão não vê o campo, a aba nem a coluna na exportação.
• O acesso ao sistema vale por empresa: cada pessoa só enxerga as empresas liberadas para ela.
• O vínculo de uma pessoa pode ter data de fim: depois dela o acesso é encerrado automaticamente, e o administrador é avisado antes.
• Segregação de funções: dependendo da configuração, quem criou um pedido ou um título a pagar não pode aprová-lo. Se aparecer a mensagem "Quem criou o pedido não pode aprová-lo", é essa regra em ação.

Se duas pessoas abrem o mesmo cadastro, o sistema avisa quem chegou depois e protege os dados: ao salvar, se alguém já tiver alterado o registro, a gravação não acontece às cegas. A tela mostra quem alterou e quando, e oferece Recarregar a versão atual ou Gravar mesmo assim.

Em vários cadastros (clientes, fornecedores e outros) a exclusão é lógica: exige um motivo e o registro vai para uma lixeira, de onde pode ser restaurado por quem tem permissão. A ação fica na auditoria.

• Anexos e documentos ficam guardados em área privada, e o sistema confere o conteúdo do arquivo, não só a extensão, antes de aceitá-lo.
• O CPF das pessoas nunca é enviado a serviços externos: as consultas externas do sistema (CEP e CNPJ) não usam CPF.
• Os Termos de Uso e a Política de Privacidade ficam no seu perfil, com as versões aceitas.

Para resolver um problema que só aparece na sua conta, a equipe da plataforma pode, em casos pontuais, entrar no sistema como você. Esse acesso:

• só pode ser iniciado por quem administra a plataforma, nunca por colegas da sua empresa;
• exige um motivo escrito, de pelo menos 10 caracteres;
• só funciona para usuários ativos com vínculo vigente na organização;
• mostra uma faixa vermelha na tela de quem está personificando ("Personificação ativa... Suas ações estão sendo auditadas.") e tem um botão para encerrar;
• tem o início e o fim registrados na trilha de auditoria, com quem entrou e o motivo.

Você não precisa fazer nada para isso funcionar, e nenhuma senha é compartilhada.