O que o sistema faz sozinho

O SG Fênix foi pensado para que os módulos conversem entre si. Quando algo acontece num lugar (um pedido é aprovado, uma nota é autorizada, um título é pago), o resto do sistema reage sozinho. Isso economiza digitação, evita esquecimentos e reduz erros. Este artigo reúne o que roda por conta própria, para você saber o que esperar e onde olhar.

Na tela inicial

Logo que você abre o Painel, o bloco Precisa da sua atenção junta os pontos que merecem uma ação, cada um com a quantidade e, quando faz sentido, o valor. Clique num item para ir direto à tela que resolve. Dependendo do seu acesso, aparecem, por exemplo:

• títulos a receber vencidos e contas a pagar vencidas ou vencendo hoje;
• NF-e com problema (rejeitadas, com erro ou paradas) e certificado digital vencendo em até 30 dias;
• produtos abaixo do ponto de pedido e lotes vencendo em até 30 dias;
• produtos com margem abaixo do mínimo porque o custo subiu;
• pedidos de compra com entrega atrasada, notas com divergência na conciliação (pagamento bloqueado) e contratos de fornecedores perto do vencimento;
• orçamentos com validade vencida;
• o que está aguardando a sua aprovação: pedidos de venda, pagamentos, requisições e pedidos de compra.

Só entra o que o seu perfil pode ver e dos módulos que estão ligados. Se não há nada, o painel diz: "Tudo em dia: nada aguardando você neste momento."

No começo da manhã

Todos os dias, por volta das 7h45, o sistema monta para cada pessoa um aviso chamado Alertas do dia do seu negócio com o mesmo resumo (sem as aprovações, que já têm aviso próprio). É um aviso por organização e por dia, e só chega se houver algo a apontar. Ele aparece no sino da barra superior e na Central de avisos.

Em Estoque › Ponto de Pedido / Reposição o sistema calcula, com base no mínimo, na segurança, no consumo recente e no que já está a caminho, o que precisa ser reposto e a quantidade sugerida. Dali você aciona:

• Gerar requisição de compra: leva tudo o que tem sugestão de compra para uma requisição, que a equipe aprova;
• Gerar pedidos por fornecedor: cria pedidos de compra em rascunho, um por fornecedor principal de cada produto. Produtos sem fornecedor cadastrado ou sem preço são listados no aviso para você corrigir.

O pedido gerado nunca sai sozinho para o fornecedor: ele nasce em rascunho para você conferir.

Quando você trabalha num módulo, os outros acompanham:

• Pedido aprovado: reserva o estoque (conforme o parâmetro de reserva) e, nos tipos de pedido que geram financeiro, cria o contas a receber a partir das parcelas (na aprovação ou só no faturamento, conforme o parâmetro da empresa).
• NF-e autorizada: o pedido vira Faturado e a mercadoria sai do estoque. Se a nota for cancelada, a mercadoria volta e o pedido volta a reservar.
• Pedido cancelado: libera a reserva e cancela os títulos dele (se já houve recebimento, o sistema avisa o que fazer).
• Pagamento ou recebimento: entra ou sai da conta financeira escolhida na baixa.

Se a sua empresa usa o módulo de Contabilidade, os fatos dos outros módulos viram lançamentos contábeis por partidas dobradas sem ninguém digitar: criação e baixa de títulos, renegociações, transferências entre contas, notas autorizadas ou canceladas, devoluções, movimentos de estoque, aplicações e empréstimos.

Dois pontos de atenção:

• Isso é ligado por parâmetro (Gerar lançamentos contábeis a partir do Financeiro, em Configurações › Parâmetros do sistema) e as contas usadas ficam em Contabilidade › Integração contábil.
• Quando um fato não pode ser lançado (por exemplo, falta uma conta contábil), ele não trava o trabalho: vai para a lista de Pendências da integração, onde dá para corrigir e Reprocessar.

Há também os lançamentos recorrentes (aluguel, provisões), que o sistema gera sozinho quando a data chega.

De madrugada e de manhã o sistema faz a faxina por você:

• avisa quando o vínculo de uma pessoa com a organização está perto do fim, e quando documentos da empresa (certidões, procurações) estão perto de vencer;
• encerra os vínculos que passaram da data de fim (o acesso já é negado na hora; isto só mantém o histórico em dia);
• renova os contratos de fornecedores de renovação automática e encerra os vencidos;
• limpa avisos antigos.

Quando um pedido de venda ou um título a pagar precisa de aprovação, quem tem a alçada recebe um aviso. Quando a decisão sai, quem criou o documento é avisado do resultado.

Cada rotina automática substitui uma tarefa que normalmente depende de memória ou de uma planilha: olhar os vencidos, conferir o estoque mínimo, lançar na contabilidade, lembrar do certificado. Deixe o sistema vigiar, e use o seu tempo para decidir.