Regras fiscais: como o motor decide os impostos · Ajuda

O imposto de cada item de uma nota não é digitado à mão: é calculado pelo motor fiscal, que consulta as regras fiscais da empresa. Cada regra diz, para um tributo, "quando se aplica" e "o que calcula". O valor para o seu negócio: a mesma regra vale para todos os pedidos, o histórico de quem aprovou fica registrado, e uma mudança de legislação se resolve criando uma nova regra com vigência, sem mexer em cada produto.

A tela fica em Fiscal › Operações Fiscais › Regras Fiscais (motor de decisão).

Lista de regras fiscais — Regras com tributo, critérios, resultado, vigência e situação

Como o motor escolhe a regra

Para cada item e cada tributo, o motor considera apenas as regras aprovadas e vigentes na data da emissão cujos critérios combinam com a operação. Se mais de uma combina, vence a mais específica:

Produto específico;
depois NCM (quanto mais dígitos, mais específica: 8, 6, 4, 2);
depois grupo de produtos;
depois os demais critérios (operação fiscal, UF de destino e origem, perfil do destinatário, regime, abrangência, origem da mercadoria, tipo do item).

Se duas regras empatam, vale a de vigência mais recente e o sistema mostra um aviso para você ajustar a Prioridade (desempate). Se nenhuma regra cobre um tributo obrigatório, o cálculo avisa "Nenhuma regra aprovada e vigente".

Só quando nenhuma regra cobre IPI, PIS, COFINS ou ICMS-ST, o motor usa os dados fiscais padrão do cadastro do produto, quando existem.

Os tributos

ICMS, ICMS-ST, DIFAL, IPI, PIS, COFINS, ISS, IBS e CBS. Se o imposto é "por dentro" (já embutido no preço: ICMS, ISS, PIS, COFINS) ou "por fora" (somado ao preço: IPI, IBS, CBS) é fixado pela lei e aparece na lista; não é configurável.

Criando uma regra

1Clicar em Nova regra

No alto da lista. O formulário tem três blocos.

2Quando se aplica

Escolha o Tributo e os critérios. Deixe em branco o que for "qualquer": Operação fiscal, Regime do emitente, Perfil do destinatário, Abrangência (dentro do estado, entre estados, exterior), UF de origem e de destino, Tipo do item, NCM (2, 4, 6 ou 8 dígitos), Grupo de produtos, Origem da mercadoria e Produto específico.

3O que calcula

Defina o Modo: Calcula e recolhe, Calcula e só informa (sem recolhimento), Recolhido no DAS (Simples Nacional) ou Não calcula (só informa o CST). Informe CST / CSOSN, Alíquota, Redução da base, MVA (ICMS-ST), FCP e quais valores entram na Base de cálculo (frete, seguro, outras despesas, IPI; e se o ICMS sai da base). No ICMS dá para escolher a alíquota Interestadual automática (7% / 12% / 4%). Em IBS e CBS aparece o campo cClassTrib.

4Vigência e observações

Informe Vigência: início e, se houver, fim; a Prioridade, o Código de benefício fiscal, o Fundamento legal e uma Observação. Clique em Salvar regra.

O sistema recusa duas regras do mesmo tributo, com os mesmos critérios, em vigências que se cruzam.

Rascunho, aprovada, inativa

Regra nova nasce como rascunho: ainda não calcula.
Quem tem permissão de aprovar clica em Aprovar (ou marca várias e usa Aprovar selecionadas). Só então a regra entra nos cálculos, com o nome de quem aprovou e a data.
Editar uma regra aprovada a devolve para rascunho: ela só volta a calcular quando for aprovada de novo.
Inativar faz a regra deixar de calcular; Reativar a devolve como rascunho.
Excluir só vale para rascunho ou inativa. Regra aprovada precisa ser inativada antes, para o histórico dos cálculos continuar rastreável.
Duplicar copia uma regra para o formulário: útil para criar a versão do ano seguinte.

Dica:

Mudou uma alíquota a partir de uma data? Em vez de editar a regra antiga, coloque um fim de vigência nela e crie uma nova a partir do dia seguinte.

Começando do zero

O botão Carregar regras padrão cria um conjunto inicial como rascunho: IBS/CBS de teste de 2026, PIS/COFINS por regime, Simples Nacional (ICMS, PIS e COFINS no DAS), ICMS interestadual e exportação. Elas só valem depois de revisadas e aprovadas.

Atenção:

As alíquotas internas de ICMS de cada estado e o IPI por NCM não vêm prontos: cadastre os seus, com o apoio do contador. Os padrões também precisam da conferência dele antes da aprovação.

Filtros e busca

Procure por código, NCM, fundamento ou observação, e filtre por tributo e por situação. O topo mostra quantas regras estão aprovadas, em rascunho e inativas.

Quem pode o quê

Ver as regras é permissão de consulta. Criar e editar, aprovar/inativar e excluir são permissões separadas; em geral, aprovar é papel do administrador. Para testar o efeito de uma regra sem emitir nada, use o Simulador de impostos.