Aprovação de pedidos

A aprovação é o freio de segurança da venda: o pedido que foge de uma regra da empresa (crédito, margem, desconto, valor...) não segue sozinho. Ele para, uma pessoa com alçada decide e tudo fica registrado no histórico do pedido. O valor: vendedores têm autonomia no dia a dia e a diretoria só olha o que realmente foge do padrão.

Ao clicar em Confirmar pedido, o sistema confere o pedido. Cada regra violada gera uma exigência:

• Crédito: o cliente passou do limite, está com título vencido, tem risco alto ou outra regra de crédito (veja o guia de crédito do cliente).
• Margem: algum item ficou abaixo da margem mínima (se a empresa configurou "Exigir aprovação" para esse caso) ou será vendido abaixo do custo com autorização.
• Desconto: desconto acima do limite configurado, em qualquer item ou no pedido.
• Valor do pedido: total acima do valor configurado.
• Cliente novo: primeiro pedido de um cliente sem pedido anterior aprovado (se a regra estiver ligada).
• Tipo de pedido: todo pedido de certos tipos (por exemplo, bonificação ou amostra) exige aprovação.
• Bloqueio manual: alguém bloqueou o pedido por um risco percebido.

Os limites ficam em Configurações › Parâmetros do Sistema, no grupo Aprovação e bloqueios (por exemplo "Aprovar pedidos acima de (R$)", "Aprovar descontos acima de (%)" e "Aprovar o primeiro pedido de cliente novo"). Sem exigência, o pedido fica Aprovado direto; com exigência, fica Em aprovação.

Cada tipo de exigência tem a sua permissão: crédito, margem e desconto têm uma própria; valor do pedido, cliente novo, tipo de pedido e bloqueio manual usam a permissão de aprovação geral. Quem administra os perfis de acesso distribui essas permissões.

Há dois níveis. Pedidos de valor ou desconto muito altos (acima dos parâmetros "alçada superior") geram uma exigência de alçada superior, que só quem tem a permissão de alçada superior consegue decidir.

Em Vendas › Aprovações de Pedidos fica a fila de exigências pendentes da empresa, sem precisar abrir pedido por pedido.

No topo, quatro indicadores: para eu decidir, pendentes no total, em pedidos parados (valor) e a mais antiga espera, que fica vermelho passando de 72 horas. Há três abas:

• Para eu decidir: só o que a sua alçada cobre.
• Todas as pendentes: visão de gestão; o que você não pode decidir aparece como "sem ação".
• Decididas: quem decidiu, quando e o comentário, com a opção Só as que eu decidi.

Os filtros ajudam a priorizar: busca por número do pedido ou cliente, tipo de exigência, vendedor, período e ordem (mais antigas, maior valor ou mais recentes).

• Quando todas as exigências do pedido são aprovadas, ele fica Aprovado e pode seguir para o faturamento. Quem criou o pedido recebe o aviso.
• Se uma exigência é rejeitada, as outras pendentes do mesmo pedido são canceladas e o pedido volta para Rascunho (para corrigir e reenviar) ou é Cancelado, conforme o parâmetro "Pedido rejeitado".

Dentro do pedido, a aba Controles e aprovação mostra o crédito, a margem e cada exigência com seu status, e permite aprovar ou rejeitar ali mesmo, se você tem a alçada.

Quem tem a permissão de aprovação geral pode usar Bloquear… num pedido aprovado ou em aprovação: descreva o motivo e o pedido volta para a fila como "Bloqueio manual". Já Reabrir para editar devolve o pedido a rascunho e descarta as aprovações pendentes; ao confirmar de novo, a análise recomeça.