Usuários, papéis e permissões
Como convidar pessoas, escolher o papel de cada uma e controlar quem acessa o quê e até quando.
4 min de leitura · Intermediário · atualizado em 06/10/2026
Cada pessoa que usa o sistema tem um vínculo com a sua organização. É nele que ficam o papel (o que ela pode fazer), a situação (se está com o acesso em dia) e as empresas que ela enxerga. Assim você dá a cada colaborador só o acesso de que ele precisa, e pode retirá-lo sem perder o histórico do que ele fez.
Tudo isso fica em Configurações › Usuários e Permissões.
Os três papéis
- Administrador: acesso a todas as telas e ações, inclusive convidar pessoas, ligar módulos e alterar parâmetros.
- Usuário: o dia a dia operacional. Cadastra e edita clientes, fornecedores e produtos, cria e edita pedidos de venda, consulta notas fiscais e usa os cadastros auxiliares. Não vê as áreas administrativas e financeiras sensíveis.
- Somente leitura: consulta cadastros, pedidos e notas, mas não altera nada. É o papel certo para quem só precisa acompanhar (um sócio, um auditor, um consultor).
Alguns recursos, como o Financeiro, ficam restritos ao Administrador até o papel ser liberado. Se uma pessoa não encontra uma tela, confira primeiro o papel dela.
Convidar uma pessoa
1Abra Usuários e Permissões
No menu Configurações, escolha Usuários e Permissões. O formulário Convidar usuário fica abaixo da lista.
2Informe o e-mail e o papel
Digite o E-mail e escolha o Papel. Depois, clique em Enviar convite.
3A pessoa aceita o convite
Ela recebe um e-mail com um link para criar a conta. Enquanto isso, a linha aparece com os avisos convite não aceito e aguardando liberação.
4Aguarde a liberação
O acesso só é liberado depois da aprovação da equipe do SG Fênix, porque cada usuário entra na cobrança do contrato. Quando for liberado, você é avisado.
Se o e-mail não chegou, use Reenviar convite na linha da pessoa. Para desistir de um convite que nunca virou acesso, use Cancelar convite.
Há um limite de 20 convites por hora por organização. Quem já teve acesso não pode ser removido pela lista: para encerrar o acesso, use a situação, explicada abaixo, que preserva o histórico.
Gerenciar o vínculo
Clique em Gerenciar na linha da pessoa. Na tela de detalhe, o bloco Vínculo com a organização reúne:
- Papel e Tipo de vínculo (Efetivo, Temporário, Terceiro ou Consultor).
- Gestor imediato, Cargo / função e Departamento.
- Início da vigência e Fim da vigência. O vínculo Temporário exige data de fim; ao passar dela o acesso é encerrado sozinho.
- Acesso às empresas: Todas as empresas da organização ou Somente as selecionadas. Útil para grupos com várias empresas ou filiais.
Clique em Salvar vínculo para gravar.
A organização precisa manter ao menos um Administrador ativo. O sistema impede rebaixar ou desligar o último.
Situação do acesso
No bloco Situação do acesso, escolha a Nova situação, escreva a Justificativa (obrigatória) e clique em Aplicar. As situações são:
- Ativo: acesso normal.
- Suspenso e Afastado: o acesso fica bloqueado por um tempo (por exemplo, férias ou licença) e pode ser reativado depois.
- Desligado: encerra o acesso. Reativar um desligado volta a ser cobrado e fica aguardando liberação da equipe.
A mudança vale na hora, a pessoa é avisada, e tudo entra no Histórico do vínculo no fim da tela, com data, autor e o que mudou.
Por que isso importa
Controlar papel, vigência e situação evita que um ex-funcionário ou terceiro continue com acesso e deixa um rastro claro de quem liberou o quê, algo muito útil em auditorias.
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